Ik duik in jullie cijfers

Een arbodienst rapporteert hoe het verzuim zich ontwikkelt, zoals percentages, meldingen en duur. Dat is een goede bron voor de analyse. Ik leg die cijfers naast jullie loonkosten, beleid en lopende interventies, en vertaal ze naar euro’s en capaciteit. Ik kijk ook naar wat vaak buiten beeld blijft, de medewerkers die er wel zijn maar minder inzetbaar zijn. Zo zie je waar het begint en waar je kunt bijsturen.

Het is een werksessie van maximaal twee uur. We bespreken wat verzuim en verminderde inzetbaarheid kosten, waar de druk zit en wat de mogelijke oorzaken zijn. Daarna bepalen we samen de prioriteiten en de acties die het meeste effect hebben. Die verwerk ik in het rapport. Met jullie toestemming neem ik de sessie op, zodat je hem kunt delen met collega’s die er niet bij waren.

Data hebben is iets anders dan weten waar je op moet sturen. Vaak blijven cijfers bij HR hangen, als losse signalen die niemand met elkaar verbindt. Ik leg die verbanden en vertaal ze naar euro’s en capaciteit, in een vorm waar de directie een besluit op kan nemen. Jullie dashboard blijft gewoon in gebruik. Je weet straks alleen beter waar je naar kijkt.

Weinig. Dit vraag ik van jullie:

• Een kick-off met directie en/of HR van een tot anderhalf uur.
• Het aanleveren van de gegevens uit de aanleverlijst. Meestal haalt HR die uit bestaande systemen.
• Een gesprek met HR van ongeveer anderhalf uur over de lopende interventies en de context van de organisatie.
• De online werksessie van maximaal twee uur.

Zetten we een vragenlijst in, dan kost die medewerkers ongeveer vijf minuten. Het berekenen, analyseren en verbinden van de cijfers doe ik.

Dan weet je dat, onderbouwd met cijfers, en hoef je niet meer te twijfelen of je investeringen op de juiste plek terechtkomen. Ook dat is grip. Maar in de praktijk zie ik vaak ruimte tussen waar een organisatie in investeert en waar de druk echt zit.

De verzuimanalyse is een eenmalige nulmeting en geeft jullie een helder startpunt. Wil je na zes maanden of een jaar weten hoe jullie ervoor staan en wat jullie aanpak heeft opgeleverd, dan kunnen we de meting herhalen. Ik leg de uitkomsten naast de nulmeting, zodat je ziet wat er is veranderd. Of je dat doet, bepaal je zelf.

De doorlooptijd is kort omdat ik me richt op de signalen die er bewezen toe doen, en op landelijke vergelijkingscijfers in plaats van een maandenlang onderzoek.  

Om te starten heb ik vier dingen nodig:

• Je verzuimpercentage over minimaal 12 maanden, liefst 24.
• De loonkosten inclusief werkgeverslasten. Afgerond op duizendtallen is genoeg.
• Het aantal medewerkers en fte.
• Een vast aanspreekpunt bij HR.

Heb je ook je verzuim- of vitaliteitsbeleid, een recent medewerkersonderzoek of een overzicht van lopende interventies? Dan wordt de analyse scherper. Ontbreekt er iets, dan werk ik waar verantwoord met sectorcijfers en vermeld ik dat in het rapport. Voor een beeld van de inzetbaarheid kan een korte medewerkersvragenlijst worden ingezet. Je ontvangt vooraf een aanleverlijst en die lopen we samen door. Zo weet je precies wat nodig is en waar je het vandaan haalt.

Na de werksessie ligt er een rapport met de prioriteiten en acties die we samen hebben bepaald. De uitvoering ligt bij jullie. Wil je dat je HR-professionals zelf leren sturen op wat de analyse laat zien, dan kan dat in het programma Van brandjes blussen naar bijsturen. Zes maanden of een jaar later kunnen we de meting herhalen, zodat je ziet hoe jullie ervoor staan.

Voor de kostenberekening gebruik ik betrouwbare tools (CBS/TNO/NPDI) die werken met landelijke referentiegegevens. Daarmee krijg je een onderbouwde indicatie van de kosten en mogelijke besparingen door gericht vitaliteits- en inzetbaarheidsbeleid. De implementatie van maatregelen en de uiteindelijke resultaten blijven de verantwoordelijkheid van de organisatie.

Ik werk alleen met de cijfers die nodig zijn voor de analyse. Je levert de cijfers aan via een beveiligde uploadlink, als totalen of aantallen per groep. Namen, personeelsnummers, BSN, gegevens per medewerker of medische gegevens ontvang ik niet. Komen ze toch binnen, dan verwijder ik ze direct en laat ik het je weten. In de rapportage toon ik geen groepen kleiner dan vijftien medewerkers, om herkenbaarheid te voorkomen.

Bij inzet van een korte medewerkersvragenlijst loopt dit via onderzoekdoen.nl of jullie eigen tool. Jullie verspreiden de deelnamelink, ik zie alleen de uitkomsten per groep. Voor een meting sluiten we een verwerkersovereenkomst. Mijn rekentool slaat niets op. Aangeleverde bestanden worden opgeslagen binnen de EER en na de opdracht verwijderd.

Een heldere rapportage met daarin:

• De belangrijkste verbanden achter jullie verzuim, de top drie prioriteiten, zodat je weet waar het begint.
• Hoe jullie beleid zich verhoudt tot wat de cijfers laten zien.
• Een knoppenkaart met de prioriteiten en acties die het meeste effect hebben.

In de werksessie kiezen jullie de koers. Daarna verwerk ik de keuzes in het rapport. Zo weet je aan welke knoppen je draait en wat bijsturen kan opleveren.

Verzuim is een organisatievraagstuk. Dit werkt vooral als directie meekijkt en meebeslist. De sessie met directie, management en HR is het moment waarop inzicht omslaat in actie.

Een item intro tekst. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipis cin elit. Nunc purus libero, interdum sed blandit acp retium facilisis turpis.